در این آموزش کوتاه یک کتاب در قطع وزیری را در نرم‌افزار ورد صفحه‌آرایی می‌کنیم، البته شما می‌توانید صفحه‌آرایی را طبق آموزش در قطع مدنظر خود انجام دهید.

۱. ایجاد سند در ورد

برای ایجاد سند جدید در ورد، می‌توانید از منوی File گزینه New را انتخاب کنید و یا از کلید ترکیبی Ctrl+N بر روی کیبورد خود استفاده کنید تا پنجره New Document نمایش داده شود. برای ساخت سند جدید و خام روی Blank Document کلیک نمایید تا سند جدید ایجاد شود.

واحد اندازه‌گیری در نرم‌افزار ورد به‌صورت پیش‌فرض بر روی اینچ تنظیم شده که می‌توانید آن را تغییر دهید. برای تغییر واحد اینچ به سانتیمتر یا میلیمتر، از منوی File روی Options کلیک کرده و گزینه‌ی Advanced را انتخاب کنید، در پنجره‌ی پیش رو در قسمت Display و گزینه show measurements in units of واحد اینچ را به واحدهای دیگر مثل میلیمتر و سانتیمتر تغییر دهید و روی دکمه ok کلیک کنید.

2. ایجاد و تنظیم قطع کتاب در ورد (Paper Size)

اولین قدم مهم بعد از ایجاد سند، تنظیم ابعاد سند یا همان قطع کتاب در نرم‌افزار ورد است. برای تنظیم ابعاد سند در قسمت ریبون نرم‌افزار ورد، تب Layout را انتخاب کنید و سپس روی گزینه Size کلیک کنید. در این قسمت می‌توانید از ابعاد پیش‌فرض موجود استفاده کنید، اما با توجه به اینکه ما قصد داریم در این آموزش یک کتاب وزیری را صفحه‌آرایی کنیم، در قسمت پایین منوی Size روی More paper sizes کلیک کنید تا پنجره Page Setup و تب Paper برای شما نمایش داده شود.

در این قسمت شما باید ابعاد قبل از برش کتاب را در قسمت Paper Size وارد کنید. در اینجا چون کتاب ما قطع وزیری است ابعاد 17×24 سانتیمتر را وارد کنید و روی ok کلیک کنید. (این ابعاد بعد از برش 16.5×23.5 سانتیمتر می‌شود).  اطلاعات بیشتر

۳. ایجاد و تنظیم مارژین در ورد (حاشیه سفید اطراف متن)

برای تغییر اندازه حاشیه متن کافیست در ریبون ابتدا بر روی تب Page Layout، سپس روی گزینه Margins کلیک کنید. با کلیک روی این گزینه منوی آبشاری نمایش داده می‌شود که شامل مقادیر پیش‌فرض مارژین به شرح زیر می‌باشد:

• Normal: اندازه حاشیه بصورت عادی با فاصله 2.54 سانتیمتر از تمامی لبه‌های کاغذ در نظر گرفته خواهد شد.
• Narrow: با انتخاب این گزینه اندازه حاشیه 1.27 سانتیمتر از چهار طرف کاغذ درج خواهد شد.
• Moderate: این گزینه اندازه حاشیه از لبه بالا و پایینی کاغذ را به اندازه 2.54 سانتیمتر و از لبه‌های سمت چپ و راست به اندازه 1.94 سانتیمتر قرار خواهد داد.
• Wide: این گزینه عمق حاشیه بیشتری در حدود 2.54 از بالا و پایین کاغذ و 5.08 از سمت چپ و راست کاغذ درج خواهد نمود.
• Mirrored: قرینه، آینه‌ای، حاشیه‌ها از بالا و پایین، داخل و خارج را تنظیم می‌کند.

ما در اینجا قصد داریم مقادیر دلخواه خودمان را برای حاشیه‌ها تنظیم کنیم، برای این‌کار روی گزینه Custom Margins موجود در انتهای منوی محاوره‌ای Margins کلیک کنید. با کلیک بر روی این گزینه پنجره‌ی Page Setup و تب Margins باز می‌شود که شما می‌توانید تنظیمات خود را در این قسمت انجام دهید.

بخش‌های مختلف پنجره Margin شامل موارد زیر می‌باشد:

• Top: مقدار فاصله حاشیه سفید بالایی متن
• Left: مقدار فاصله حاشیه سفید چپ متن
• Bottom: مقدار فاصله حاشیه سفید پایین متن
• Right: مقدار حاشیه سفید سمت راست متن تا لبه کاغذ
• Gutter: عمق شیرازه یا بخشی از صفحه که در عطف قرار می‌گیرد را مشخص می‌کند.
• Gutter Position: در این گزینه جهت شیرازه را مشخص می‌کنید.

در بخش Orientation می‌توانید جهت قرارگیری صفحه در سند ورد را تعیین کنید. گزینه Portrate برای حالت عمودی یا ایستاده و گزینه Landscape برای انتخاب حالت افقی یا خوابیده می‌باشد.

4. تنظیمات پاراگراف در ورد

نشان‌گر چشمک‌زن را روی یک پاراگراف قرار دهید و از روبان Home، دکمه‌ی کوچک گوشه‌ی گروه پاراگراف را بزنید، تا پنجره‌ی Paragraph باز شود. چینش متن، جهت متن، تورفتگی‌ها، فاصله‌ی پاراگراف از پاراگراف قبلی و بعدی، و فاصله‌ی سطور پاراگراف، مهم‌ترین چیزهایی هستند که در این پنجره تعریف می‌شوند.

5. تنظیمات فونت (قلم) در ورد

حال بخشی از متن را که دارای کلمات فارسی و انگلیسی است، انتخاب کنید و از زبانه Home، دکمه‌ی کوچک در گوشه‌ی گروه فونت را بزنید، تا پنجره‌ی Font باز شود. در این پنجره شما می‌توانید قلم و اندازه‌ی آن را به‌طور جداگانه برای متن فارسی و لاتین انتخاب کنید. مثلاً، برای متون لاتین فونت Calibri اندازه 12 و برای متون فارسی، فونت B Nazanin اندازه 13 انتخاب شده است. اطلاعات بیشتر

6. استایل (سبک/شیوه) در ورد

یکی از مهم‌ترین و کاربردی‌ترین امکانات نرم‌افزار ورد که معمولاً توسط کاربران متوسط نادیده گرفته می‌شود، قابلیت تعریف، اِعمال و ویرایش استایل‌هاست. وقتی استایلی را روی بخشی از متن اعمال می‌کنیم، در واقع با یک دستور، تمامی خصوصیات مربوط به فونت، اندازه، فاصله سطور، رنگ و… را که قبلاً روی استایل تعریف کرده‌ایم، به آن بخش از متن اعمال می‌کنیم و اگر بعداً استایل را ویرایش کنیم،

تمامی متونی که آن استایل بر روی آن‌ها اعمال شده است، تغییر خواهند کرد. مثلاً اگر بخواهیم فونت عنوان تمامی فصول کتاب را تغییر دهیم، یا بخواهیم اندازه‌ی متن همه‌ی پاورقی‌ها در کتاب کوچک‌تر شود، کافی است به‌سادگی استایل مربوطه را ویرایش کنیم، تا این تغییر روی تمامی بخش‌هایی که آن استایل به آن‌ها داده شده، اعمال شود.

از روبان Home، دکمه‌ی کوچک گوشه‌ی گروه Styles را بزنید، تا پنجره‌ی Styles باز شود، در این پنجره، فهرستی از استایل‌ها را مشاهده می‌کنید. اکنون می‌خواهیم استایل جدیدی ایجاد کنیم و آن را به چند پاراگراف از متن‌مان اعمال کنیم.

روی دکمه New Style کلیک کنید تا پنجره Create New Style باز شود. نام استایل را به‌گونه‌ای انتخاب کنید که بعداً هنگام استفاده، برای‌تان گویا باشد؛ مثلاً: «عنوان فصول»، «معادله»، «پاورقی» یا «نقل‌قول» می‌توانند اسامی خوبی باشند. شما می‌توانید نام استایل را فارسی یا لاتین انتخاب کنید.

در پایین پنجره، دکمه‌ی Format را کلیک کنید. منویی حاوی مواردی که برای این استایل می‌توانید تعریف کنید، باز می‌شود. با انتخاب Font و Paragraph، پنجره‌هایی که در بخش پیشین توضیح دادیم، باز می‌شوند. پس از این‌که تنظیمات مورد نظرتان را روی فونت و پاراگراف اعمال و Ok کردید، در پنجره Create New Style نیز OK بزنید تا پنجره بسته شود. حالا استایلی را که ساخته‌اید، در پنجره‌ی Styles خواهید دید.

نشانگر چشمک‌زن را روی یک پاراگراف قرار دهید و در پنجره‌ی Styles روی استایل جدیدی که ساخته‌اید، کلیک کنید. تمام تنظیماتی که برای استایل اعمال کرده‌اید، روی این پاراگراف نیز اعمال خواهد شد.

شما می‌توانید این استایل را به چندین پاراگراف از متن خود اعمال کنید. اکنون در پنجره Styles روی نام استایلی که ایجاد کرده‌اید، راست کلیک کنید و Modify را انتخاب کنید. با تغییر تنظیمات استایل و OK کردن آن، تمام بخش‌هایی از متن شما که این استایل را به آن‌ها داده بودید، تغییر خواهند کرد.

در هنگام صفحه‌آرایی یک کتاب، باید برای هر بخشی از کتاب که دارای قالب‌بندی مشخصی است، یک استایل اعمال کنیم. یک استایل برای متن اصلی، یک استایل برای هر کدام از انواع تیترها، یک استایل برای پاورقی و …

نرم‌افزار Word برای آسان‌تر کردن کار ما، تعدادی استایل از پیش آماده در خود دارد. بهتر است تا حد امکان همین استایل‌ها را Modify و استفاده کنیم و تا جایی که امکان دارد، استایل جدید ایجاد نکنیم. برای دیدن تمامی استایل‌های موجود در Word، در پایین پنجره‌ی Styles، لینک Options… را کلیک کنید.

Select Styles to show را روی All Styles و نحوه‌ی مرتب‌سازی استایل‌ها را روی Alphabetical قرار دهید. اکنون تمامی استایل‌های موجود در پانل اسلایدها به ترتیب الفبا نشان داده می‌شوند. مهم‌ترین استایل‌های مورد استفاده در کار ما این‌ها هستند:

• Heading 1: معمولاً برای عناوین اصلی، مانند عناوین مقدمه، پیشگفتار و عناوین فصول از این استایل استفاده می‌شود.
• Heading 2: برای عناوین ذیل عناوین اصلی، مانند عناوین داخل هر فصل، از این استایل استفاده می‌شود.
• Heading 3: برای عناوین ذیل Heading 2 از این استایل استفاده می‌شود.
• Body Text: برای عناوین متن بدنه‌ی کتاب، که تورفتگی خط اول ندارند.
• Body Text First Indent: برای عناوین متن بدنه‌ی کتاب، که تورفتگی خط اول دارند.

استفاده‌ی صحیح از استایل‌های Heading 3 ،Heading 2 ،Heading 1‌ و… بسیار مهم است. درصورتی‌که این استایل‌ها به‌درستی اعمال شوند، بعداً به‌راحتی خواهیم توانست فهرست مطالب را تهیه و در ابتدای کتاب درج کنیم.

در صفحه‌بندی استاندارد، بهتر است برای متنی که بعد از عناوین می‌آید تورفتگی خط اول در نظر نگیریم. یعنی پاراگرافی از متن که بلافاصله بعد از عنوان یا زیرعنوان می‌آید، بدون تورفتگی خط اول و با استایل Body Text درج می‌شود و پاراگراف‌های بعدی متن با تورفتگی خط اول و با استایل Body Text First Indent درج می‌گردند.

7. فصل‌بندی کتاب در ورد

امکان فصل‌بندی نرم‌افزار ورد، این امکان را به ما می‌دهد که برای بخش‌های مختلف کتاب از سرصفحه و پاصفحه و ساختار شماره صفحه‌ی متفاوت استفاده کنیم و در صورت لزوم، افقی یا عمودی بودن صفحه (Portrait/Landscape) و یا اندازه‌ی صفحات برای بخش‌های مختلف را تغییر دهیم.

برای ایجاد یک فصل جدید در فایل کتاب، مکان نمای چشمک‌زن را در جایی که باید فصل جدید آغاز شود (مثلاً پس از اتمام فصل ۱ و قبل از شروع فصل ۲) قرار می‌دهیم. سپس از روبان Page Layout و از گروه Page Setup، دکمه‌ی بازشونده‌ی Breaks را کلیک می‌کنیم. همان‌طور که می‌بینید، چهار نوع Section Break وجود دارد:

• Next Page: فصل جدید از صفحه‌ی بعد شروع می‌شود.
• Continuous: بدون شکست صفحه، فصل جدید در ادامه‌ی فصل قبلی شروع می‌شود.
• Even Page: فصل جدید از نخستین صفحه‌ی زوج بعدی آغاز می‌شود.
• Odd Page: فصل جدید از نخستین صفحه‌ی فرد بعدی آغاز می‌شود.

در بیشتر کتاب‌های فارسی، فصل جدید باید از نخستین صفحه‌ی فرد بعدی آغاز شود. بنابراین، در پایان هر فصل، یک Odd Page Section Break قرار می‌دهیم. به این ترتیب، متنی که بعد از Section Break قرار دارد، از صفحه‌ی فرد بعدی شروع می‌شود و اگر نیازی باشد، Word یک صفحه را برای ما خالی خواهد گذاشت.

البته دقت داشته باشید که این صفحه‌ی خالی در محیط ورد نمایش داده نمی‌شود، اما اگر از فایلتان PDF یا Print بگیرید، خواهید دید که در مواقع لزوم یک صفحه سفید میان فصول قرار داده شده، تا همه‌ی فصول از صفحات فرد شروع شوند.

8. سرصفحه و پاصفحه (Header & Footer) در ورد

مواردی که قرار است در طول کل کتاب یا در طول فصول کتاب در تمامی صفحات تکرار شوند، در Header و Footer قرار می‌گیرند. نام کتاب، عنوان فصل و شماره صفحه مهم‌ترین این موارد هستند.

برای درج یا ویرایش هدر و فوتر، از زبانه‌ی Insert و در گروه Header & Footer، یکی از گزینه‌های Header یا Footer را کلیک کنید تا منوی زیرین آن باز شود. اکنون می‌توانید یکی از قالب‌های از پیش آماده را استفاده کنید و یا با زدن گزینه Edit Header/Footer در انتهای منو، وارد حالت ویرایش سرصفحه و پاصفحه شوید.

در حالت ویرایش هدر/فوتر، یک زبانه‌ی جدید به زبانه‌های بالای نرم‌افزار افزوده می‌شود، که ابزارهای مورد نیاز برای ویرایش هدر و فوتر را در اختیار شما قرار می‌دهد. شما می‌توانید با دوبار کلیک در منتهاالیه بالا یا پایین صفحات نیز وارد حالت ویرایش هدر/فوتر شوید.

در کتاب‌های فارسی، معمولاً شماره صفحه‌های فرد در بالا سمت راست و شماره صفحه‌های زوج در بالا سمت چپ قرار می‌گیرد، به‌طوری‌که در هنگام ورق زدن کتاب، شماره صفحه‌ها در قسمت بیرونی واقع شوند و آسان‌تر دیده شوند. همچنین نام کتاب در بالای صفحات زوج، و نام فصل در بالای صفحات فرد درج می‌شود. همچنین در بعضی کتاب‌ها، صفحه‌ی اول هر فصل ساختار متفاوتی دارد و شماره صفحه‌ی آن یا درج نمی‌شود و یا در پاصفحه درج می‌شود.

برای انجام این کارها، ابتدا به بخش Page Setup بر می‌گردیم. پنجره‌ی Page Setup را باز کنید. به زبانه‌ی Layout بروید و در بخش Headers and Footers، دو آیتم Different odd and even page و Different first page  را تیک بزنید.

پس از انجام تنظیمات، در قسمت پایین پنجره، Apply to را روی Whole document بگذارید و OK بزنید. اکنون شما در تمامی فصول کتاب، می‌توانید برای صفحات اول فصول و صفحات زوج و فرد، هدر و فوتر مجزا داشته باشید. اگر بخواهید این قابلیت تنها در بعضی فصل‌ها وجود داشته باشد، باید مکان‌نما درون آن فصل باشد و در قسمت Apply to، باید This section را انتخاب کنید.

اکنون ما برای صفحات زوج و فرد هدر و فوتر مجزا داریم. اما اگر بخواهیم با تغییر فصول، هدر و فوتر تغییر کنند، چه باید بکنیم؟ در قسمت هدر فصل اول کتاب چیزی بنویسید. روی سرصفحه دوبار کلیک کنید تا قابلیت ویرایش آن فعال شود و بخش Header and Footer Tools به روبان‌ها اضافه شود. در روبان Design و در گروه Navigation، دکمه‌ی Link to previous را پیدا کنید.

همان‌طور که می‌بینید، این دکمه به‌طور پیش‌فرض روشن است (اگر برای شما خاکستری و غیرفعال است، فایل خود را فصل‌بندی نکرده‌اید). روی آن کلیک کنید تا دکمه خاموش شود و ارتباط این فصل با فصل پیشین قطع شود. اکنون اگر شما این سرصفحه را ویرایش کنید، سرصفحه‌ی فصل قبلی تغییر نخواهد کرد. دقت کنید که صفحات زوج با هم، صفحات فرد با هم و صفحات آغازین با هم مرتبط هستند و اگر لازم شد، می‌توانید ارتباط تک‌تک آن‌ها را با فصول پیشین قطع کنید.

9. درج شماره صفحه در ورد

زمانی که حالت ویرایش هدر و فوتر فعال است، در روبان Design، در گروه Header & Footer، دکمه‌ی Page Number را بزنید تا باز شود. شما از این قسمت می‌توانید شماره صفحه را در موقعیت‌های از پیش تعریف‌شده‌ای قرار دهید.

درصورتی‌که Current Position را انتخاب کنید، شماره صفحه خارج از Text Box و در همان‌جایی که نشانگر چشمک‌زن قرار دارد، درج خواهد شد. در کتاب‌های فارسی معمولاً شماره صفحه‌ی صفحات زوج در سمت راست و صفحات فرد در سمت چپ صفحه است. با این چینش، دیدن شماره صفحه‌ها هنگام ورق زدن کتاب آسان‌تر خواهد بود.

درصورتی‌که می‌خواهید شماره صفحه مثلاً از ابتدای فصل ۱ شروع شود و نمی‌خواهید صفحات قبل از آن در شماره صفحه لحاظ شود، پس از درج شماره صفحه، در همان منوی شماره صفحه‌ها، Format Page Numbers… را انتخاب کنید در این پنجره شما می‌توانید فرمت شماره صفحه (۱، ۲، ۳ یا ا، ب، ج و…) همچنین نقطه‌ی شروع شماره صفحه را تعیین کنید.

درصورتی‌که در Page Numbering، گزینه‌ی Start at را انتخاب کنید، می‌توانید شماره صفحه‌ی هرSection  را از عددی دلخواه شروع کنید. با استفاده از قابلیت گفته‌شده، می‌توانید برای هر کدام از فصل‌ها، شماره صفحه را با فرمت جداگانه‌ای بزنید. مثلاً می‌توان بخش‌های قبل از شروع متن اصلی کتاب، مانند فهرست و مقدمه را به‌عنوان فصلی جداگانه، با حروف ابجد شماره‌گذاری کرد و برای شماره‌گذاری متن اصلی کتاب، از اعداد استفاده نمود.

10. ترتیب قرارگیری صفحات در ورد

قبل از وارد کردن متن کتاب به ورد بهتر است با ترتیب صفحات کتاب آشنا شوید. بطور معمول ساختار و ترتیب اجزای کتاب‌ها به شکل زیر می‌باشد:

1. صفحه بسم‌الله
2. صفحه سفید
3. صفحه عنوان
4. صفحه شناسنامه
5. صفحه تقدیم به
6. فهرست مطالب
7. پیشگفتار
8. مقدمه
9. متن

اطلاعات بیشتر

11. فهرست مطالب در ورد

درصورتی‌که عناوین موجود در کتاب را به‌صورت درست، استایل‌دهی کرده باشید، برای درج فهرست مطالب، کار زیادی لازم نیست انجام بدهید. نشانگر چشمک‌زن را در جایی که می‌خواهید فهرست مطالب درج شود، قرار دهید.

در روبان Reference، دکمه‌ی بازشونده‌ی Table of Contents را کلیک کنید و Automatic Table 1 را انتخاب کنید. فهرست مطالب به همراه شماره صفحه‌ی هر کدام از عناوین، درج خواهد شد. درصورتی‌که فایل را ویرایش کنید و شماره صفحات به هم بریزد، به سادگی با زدن دکمه‌ی Update Table در زبانه‌ی Reference، شماره صفحات جدید جایگزین شماره‌های قبلی خواهد شد.

12. گرفتن خروجی PDF برای چاپ کتاب

بعد از اتمام صفحه‌آرایی کتاب در ورد، برای خروجی گرفتن کتاب کافیست از منوی File روی گزینه Export کلیک نمایید.

در پنجره باز شده محل ذخیره‌سازی و نام فایل را تعیین کنید و در قسمت Save as Type گزینه PDF را انتخاب کنید و روی Publish کلیک کنید.

در مورد چاپ و نشر کتاب بیشتر بدانید…

صفحه اصلی وب‌سایت انتشارات کتیبه نوین