نمایه چیست؟
در تعریف ساده آشنایی با نمایه و کاربرد آن می‌توان گفت نمایه، راهنمای نظام‌یافته‌ای از مجموعه اطلاعات، مدارک و محتوایی است که براساس اصول خاص مانند حروف الفبا مرتب شده و دسترسی را برای مخاطب سریع‌تر و آسان‌تر می‌نماید. این اطلاعات می‌تواند با هر موضوعی باشد.
نمایه معادل واژه Index در زبان انگلیسی و به معنی نشان دادن و راهنمایی کردن است. در زبان فارسی و در اغلب رشته‌های تخصصی، واژه «شاخص» معادل Index به کار می‌رود، ولی در رشته کتابداری و اطلاع‌رسانی واژه «نمایه» برای آن انتخاب شده است.
نمایه فهرستی از نام‌ها، موضوع‌ها و دیگر مطالب موجود در یک سند یا مجموعه اسناد و مدارک است که به شیوه‌ای (معمولاً الفبایی) مرتب شده و از طریق جای‌نماها کاربر را به محلی که این نام یا موضوع در آنجا آمده راهنمایی می‌کند؛ آماده جذب شما با حداقل مدرک و اطلاعات لازم است.
در فضای نمایه از دو گزاره استفاده می‌شود. «شمول» به معنای آنچه در نمایه وجود دارد و «عدم شمول» که بیانگر آنچه در نمایه وجود ندارد است.
نمایه‌ساز با توجه به خط‌مشی نمایه‌سازی و نیاز استفاده‌کننده به تحلیل سند و تخصیص واژه‌های موضوعی می‌پردازد که فکر می‌کند استفاده‌کننده براساس آن واژه‌ها جستجو خواهد کرد.
اهمیت نمایه
می‌توان با اختصاص اصطلاحات نمایه‌ای به مدرکی خاص آن را محدود نموده و با قطعیت مورد ارزیابی قرار داد. اما بطور کلی ویژگی‌هایی همچون صراحت مقدمه نمایه، تطابق مکان‌نماها با متن مدرک، نمایش مفاهیم مهم متن، هماهنگی و انسجام مدخل‌ها، صحت نظم الفبایی مدخل‌ها، میزان ارجاعات، جامعیت نمایه، صفحه‌آرایی و… در میزان کیفیت نمایه مؤثر هستند.
نمایه‌ها با هدف به حداقل رساندن زمان و تلاش برای یافتن اطلاعات و حداکثرسازی میزان موفقیت در جستجو ایجاد می‌شوند و با سهولت در یافتن سند توسط کاربر موجب افزایش ارزش سند خواهد شد.
جمع‌آوری، ذخیره اطلاعات، استفاده به محض درخواست از مزیت‌های استفاده از نمایه است.
هدف از تحلیل موضوعی مدرک اصولاً گزینش و تخصیص اصطلاحات موضوعی، متناسب با مدارک است که محتوای موضوعی مدرک را بیان نماید.
نظم و انضباط و علاقه به جزئیات و ذهن کنجکاو و خلاق از جمله ویژگی‌های یک نمایه‌ساز است. نمایه‌ساز به‌نوعی خود را بجای مخاطب می‌گذارد. نمایه فهرستی از مدخل‌ها و ارجاعات هستند که بصورت با نظم خاص خود مرتب شده و بیانگر محتوای مدرک یا محل حضور اطلاعات است.
اهداف نمایه
- به عنوان راهنمای انتخاب محتوا عمل می‌کند.
- نشان دادن روابط میان اصطلاح‌ها.
- ابزاری برای تجزیه و تحلیل سند است.
- ایجاد پیوند بین کاربران و ایجادکننده اطلاعات محسوب می‌شود.
- در زمان صرف شده برای پیدا کردن محتوا توسط کاربران صرفه جویی می‌کند.
- موجب افزایش سرعت و بهبود سهولت در بازیابی اطلاعات توسط کاربران می‌شود.
- اطلاعات را به طور گسترده در دسترس و دستیابی آسان قرار می‌دهد.
- تنظیم مدخل‌ها در یک نظم اصولی مفید.
- نمایه به عنوان ابزار بازیابی اطلاعات برای سازمان‌هایی مانند کتابخانه‌ها و مراکز اسناد و بایگانی‌ها تلقی می‌شود.
عوامل مؤثر بر کیفیت نمایه‌سازی
سه عامل مهم و اساسی بر کیفیت نمایه‌سازی تأثیرگذار است:
- جامعیت: جامعیت اصطلاحی فنی است که به‌عنوان ضریب یا درصد کل مدارک مرتبط به یک درخواست که بازیابی شده است تعریف می‌شود و برای اشاره به بازیابی مدارک و عناوین مفید استفاده می‌شود. یعنی نمایه چه میزان توانسته است تعداد مدارک مرتبط از کل مدارک مرتبط بازیابی شده را برای کاربر نمایش دهد.
- مانعیت: به معنای توانایی پیشگیری از بازیابی مدارک و گزینه‌های نامرتبط (موردهای ناخواسته) است و به قابلیت نمایه در دور نگه‌داشتن مدارک نامرتبط از کاربر اشاره دارد.
- همگونی: همگونی یا یکدستی به این معنا است که اگر یک مدرک واحد را به دو نمایه‌ساز بدهیم، این دو نفر تا چه میزان در اختصاص دادن واژه‌های نمایه‌ای به آن مدرک با هم توافق نظر دارند.
دسته‌بندی نمایه
نمایه‌ها از جنبه‌های مختلف تقسیم می‌شوند از جمله آن‌ها می‌توان به این موارد اشاره نمود:
از نظر نوع اطلاعات:
نام اشخاص، نام‌های جغرافیایی، نمایه موضوعی، نمایه عناوین آثار و مانند آن
شیوه تهیه:
نمایه‌ها بصورت دستی، ماشینی و یا ترکیبی از این‌ها.
ساختار:
نمایه‌ها از نظر ساختار می‌توانند ساده و یا دارای بیانگر باشند.
از نظر زبان:
آزاد، طبیعی و یا کنترل‌شده باشند.
انواع نمایه
1. نمایه واژه‌ای
ساده‌ترین شکل نمایه است که برای سهولت بازیابی مدارک استفاده می‌شود و در ایجاد آن، از واژه‌هایی که خود نویسنده در اثر خود به کار می‌برد استفاده می‌شود. این نمایه، کاوش‌گر اطلاعات را به واژه‌هایی که نویسنده مدرک استفاده می‌کند و نه الزاماً به مفاهیم مطرح شده در آن هدایت می‌کند.
2. نمایه موضوعی
در این نوع نمایه، مدرک مورد مطالعه قرار می‌گیرد و واژه‌های بیانگر محتوای آن از درون متن استخراج می‌شوند؛ در ایجاد این نوع از نمایه معمولاً از سرعنوان‌های موضوعی یا اصطلاح نامه‌ها استفاده می‌شود. سپس این اصطلاحات در نظم الفبایی یا نظمی دیگر مرتب می‌شوند.